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Consejo para artistas: Organízate

Consejo para artistas: Organízate

El tiempo es una mercancía valiosa para cualquier artista. Cuanto más pintes y más ocupado estés, más necesitarás depender de las herramientas para mantener en orden los detalles comerciales de tu vida. Los artistas organizados se hacen la vida más fácil. La forma en que organiza las diversas facetas de su negocio de arte no es tan importante como el hecho de que sí organiza y que el sistema funciona para usted. Piense detenidamente en las siguientes pautas y vea cómo pueden ayudarlo a poner sus manos en las cosas más rápido, liberar algunas horas en el momento de los impuestos o simplemente ayudarlo a presentar una imagen más profesional.

Hacer un inventario
Crear un inventario de su trabajo es simplemente una cuestión de crear una historia de sus pinturas, incluido el medio, la superficie, el tamaño, el título, etc. de cada una. Puede guardar esta información en tarjetas de índice simples, en una carpeta de hojas sueltas con una página por pintura, o como un archivo de computadora que organiza sus obras de arte por tema o medio.

Independientemente del sistema específico que utilice, lo más útil que puede hacer para realizar un seguimiento de su trabajo es dar a cada pintura un título que sea simple y descriptivo. Cuando usas solo Intitulado, no te ayuda a ti ni al espectador. Solo imagina que te informen que Intitulado ganó un premio importante, pero no puede hablar de manera inteligente al respecto con el presidente de la exposición porque no puede recordar qué Intitulado usted envió ¿Qué tan vergonzoso es eso? Al nombrar cada trabajo, también puede identificar fácilmente las ventas de su galería en papel y ayudar a transmitir su mensaje a los espectadores.

Varios artistas con los que hablé también asignan un número a cada pintura en un sistema codificado basado en la producción anual y el mes / año de finalización. Este sistema les ayuda a realizar un seguimiento de pinturas con temas similares, así como a organizar mejor sus diapositivas y registros fotográficos utilizando estos mismos números. Descubrirá que cuanto más detallados sean sus registros, más ayuda le serán en el futuro.

La artista y maestra de acuarela de Florida Judi Wagner ha creado un cuaderno de inventario de arte que contiene 8 × 11 hojas de papel para registrar toda la información necesaria sobre cada pintura a medida que la completa. Dibuja un boceto rápido en la página y luego lo reemplaza con una instantánea. También registra el título de la pintura, el número de código (año y número de pintura), mediano, tamaño, ubicación de la galería, fecha en que se ve y el precio. Cada vez que el trabajo se envía a un espectáculo, ella enumera la exposición y las fechas. Ella deja espacio para información del comprador (nombre, dirección y número de cheque) y otro espacio para comentarios. Su cuaderno de inventario de arte también tiene una sección donde mueve estas páginas una vez que se venden las pinturas.

Otro gran sistema es un catálogo de tarjetas de archivo. El artista paisajista Loring Coleman de Harvard, Massachusetts, utiliza tarjetas de archivo 6 × 8 para organizar su inventario y ayudarlo a localizar obras producidas durante sus 65 años de carrera. Sus tarjetas del catálogo maestro incluyen la misma información que las páginas del cuaderno de Wagner, pero las archiva alfabéticamente por los títulos de las obras. Luego hace una referencia cruzada de estas tarjetas con sus cajones de archivos, donde almacena sus bocetos, instantáneas y detalles tan extensos como el peso del papel utilizado, el precio de un marco y el costo de los suministros. Toda esta información lo ayuda tanto con sus impuestos como cuando mira hacia atrás para recordar cómo logró un cierto efecto.

Pasando a una opción más técnica, el artista en colores pastel Tom Sierak usa su computadora tanto para su inventario como para los detalles de contabilidad. El artista de Dracut, Massachusetts, dice que puede usar la computadora para comercializar sus pinturas de manera mucho más efectiva y eficiente. Confía en QuarkXpress y Adobe Photoshop para almacenar y "ajustar sus impresiones", y QuickBooks para procesar pedidos y hacer análisis comerciales. Registra la información estándar sobre cada pintura, y la computadora puede imprimir facturas o hacer gráficos que proporcionan una visión general de su negocio. Registra la información de la tarjeta de crédito de las ventas de sus originales y reproducciones y mantiene todas las transacciones en carpetas separadas para cada galería, proveedor, impresora o taller. Como resultado, tiene los hechos que necesita a su alcance en el momento de los impuestos. En el camino, ha creado toda la documentación necesaria para envíos de galerías y ventas directas. Para la preparación de impuestos, simplemente descarga la información financiera del año de QuickBooks en un disco para su contador.

Cuida las imágenes
Mientras realiza un seguimiento de sus pinturas, asegúrese de hacer lo mismo con sus fotografías, diapositivas y transparencias. Una revista o periódico, por ejemplo, puede solicitar imágenes de su obra de arte para acompañar un artículo sobre usted o para un anuncio de un próximo evento. Coleman almacena diapositivas y transparencias de su trabajo en cajas y adjunta impresiones fotográficas, incluidos detalles de primer plano, a sus tarjetas maestras de 6 × 8.

Cuando se trata de almacenar sus fotos, diapositivas y transparencias más grandes, tiene varias opciones: carpetas de archivos, cajas, discos o CD-ROM, o en fundas de plástico en carpetas. Sin embargo, para una protección adicional, es posible que desee pensar en almacenar transparencias y discos de fotos en un lugar a prueba de fuego, y guardar sus archivos de respaldo y registros financieros en una caja de seguridad u otro lugar seguro, en caso de incendio en un estudio.

Guardar recibos
Puede obtener ayuda externa de un contador o un cónyuge para calcular los números. O bien, puede mantener una cuenta corriente tabulada después de espectáculos exitosos o exhibiciones en galerías. Incluso puede esperar hasta el 14 de abril para ver los gastos. Independientemente del estilo que elija, querrá almacenar recibos comerciales en un solo lugar. Los recibos de marcos y suministros, así como sus propias facturas de venta, pueden ir en una caja de zapatos o en un gran sobre de papel manila. Luego, ya sea mediante una hoja de cálculo de Excel o mediante tabulación manual, podrá sentarse y procesar con precisión sus negocios.

Wagner viaja con frecuencia entre sus estudios en Maine y Florida, y enseña talleres en todo Estados Unidos y en el extranjero. Para realizar un seguimiento de todo esto, crea un sobre para registrar los detalles de todos los gastos de viaje relacionados con el arte; mientras viaja, archiva sus recibos en el sobre del día correspondiente y anota todos los gastos, desde los peajes hasta los boletos de avión y las comidas. Entre su cuaderno de inventario y sus sobres de recibo de viaje, tiene todos los detalles financieros de sus cuentas comerciales.

Organice los contactos Probablemente, el ahorro de tiempo más sencillo que puede configurar es un archivo de nombres y números de sus contactos relacionados con el arte. Su red de amigos artistas, conexiones de galería y otros profesionales se pueden ordenar alfabéticamente en tarjetas que actualiza regularmente o incluso archiva en una carpeta para tarjetas de visita. Ser capaz de encontrar fácilmente la información de contacto le permite concentrarse en la pintura y evita tener que cavar por ese trozo de papel en el que garabateó un número.

Más extensa que un archivo de teléfono, pero igual de útil y fácil de crear, es su lista de correo. Para identificar a las personas interesadas en su trabajo y recordar a sus clientes establecidos, puede crear una lista en Microsoft Word, en una hoja de cálculo o en un cuaderno. Los visitantes de su galería o stand de festival de arte, así como los estudiantes en los talleres, son clientes potenciales que pertenecen a su lista de correo. La información que querrá registrar es nombre, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico, preferencia para ser contactado y tipo de cliente (comprador, galería, medios locales, escritores independientes, etc.). Una vez que tenga estas listas, puede generar correos electrónicos o etiquetas para enviar postales anunciando próximos espectáculos, talleres o premios.

¡Orden!
Al organizar los detalles del negocio del arte, puede mantener registros manejables y útiles, localizar rápidamente la información financiera necesaria y promover más fácilmente su propio trabajo. Ser organizado evita que te sientas agobiado y te da la apariencia, si no la actualidad, de ser un profesional. Mejor aún, no tener que pasar tiempo cavando entre montones de cosas para encontrar que una diapositiva te dará más tiempo para hacer lo que amas: pintar.

Lisa Wurster es una ex editora asistente de Revista y Cuaderno de bocetos del artista.


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